Mobiles Dokumentenmanagement mit der bitfarm-Archiv mobile-App: 2. Dokumentensuche

¡Hola! Bienvenidos al segundo video sobre la aplicación móvil. En el vídeo anterior vimos cómo se configura nuestro cliente móvil y cómo se puede navegar. Ahora me gustaría mostrarte las opciones de búsqueda más importantes. Cubriremos opciones más avanzadas para la investigación de documentos en nuestro video con el cliente de Windows , que enlazo en la esquina superior derecha. Te recomiendo que le eches un vistazo a esto primero, ya que algunas cosas ya se consideran introducidas aquí . La búsqueda de documentos es una de las funciones más importantes dentro del sistema de gestión de documentos y permite un notable ahorro de tiempo en comparación con el almacenamiento tradicional en papel o archivos.

Gracias a la base de datos MySQL de alto rendimiento y al reconocimiento de texto de última generación, incluso los volúmenes de documentos de unos pocos millones se pueden buscar en bitfarm-Archiv en unos pocos segundos, tal como uno está acostumbrado a hacer una búsqueda en Internet. . Ahora echemos un vistazo a las capacidades de búsqueda básicas de la aplicación móvil.

Después de un inicio de sesión exitoso, vemos la máscara principal, que también incluye la búsqueda estándar. Este es idéntico a nuestro cliente de Windows e incluye, entre otras cosas, la búsqueda en texto completo, por usuarios, rangos de fechas o enlaces. Al tocar en el campo respectivo, también podemos seleccionar otros parámetros de búsqueda, como palabras clave, grupos o títulos. Depende de nosotros si usamos un único parámetro para la búsqueda, o varios, enlazados con un y lógico. Además de la búsqueda estándar, también tenemos la opción de restringir aún más la búsqueda utilizando campos adicionales o de estado. Los campos son creados por el administrador según el archivo y el área de la aplicación. Al buscar, también son posibles las combinaciones con los parámetros estándar. Los campos de estado muestran el estado de procesamiento actual y pueden ser configurados por usuarios con los derechos apropiados.

Para su uso en la búsqueda, estos se muestran en la parte superior de la máscara principal, según el archivo seleccionado. En este ejemplo, podemos restringir las facturas que se han verificado pero aún no se han contabilizado. La búsqueda se realiza siempre en el almacén o archivo seleccionado. En la zona inferior de la máscara principal podemos ver lo que está seleccionado actualmente. ** Resaltar el almacén y archivo seleccionado ** Si queremos cambiar el almacén o archivo, abrimos la barra lateral y luego tocamos en el árbol de archivo. Al seleccionar el almacén, se amplían los archivos contenidos en él. Tocando de nuevo se confirma la selección y se nos redirige automáticamente a la pantalla principal. Por ejemplo, usamos esto para realizar una búsqueda de texto completo de la palabra "gigabyte" en el almacén de "TI" y queremos excluir documentos de un usuario específico. Para hacer esto, seleccionamos la casilla de verificación que niega el parámetro de búsqueda correspondiente.

La siguiente búsqueda ahora solo muestra documentos que contienen la palabra gigabyte y que no provienen del usuario Arno Abend. Estas y otras restricciones de búsqueda siempre son útiles cuando busca un término muy general que aparece en muchos documentos. El botón "Buscar" nos lleva al resultado de la búsqueda si se encontró al menos 1 coincidencia . Podemos adaptar las columnas de la tabla de la lista de aciertos a nuestros requisitos. En la configuración estándar, se muestran el título, el usuario y la fecha. Al tocar el menú contextual y la opción correspondiente, se muestran los campos estándar y adicionales del archivo seleccionado.

Son posibles un máximo de 3 columnas para la configuración de la lista de aciertos. Puede invertir la clasificación de las columnas tocando el encabezado de la tabla una vez. Con la confirmación de la selección llegamos a la vista del documento. Las anotaciones, como notas o sellos, se muestran aquí en todos los clientes. Con un deslizamiento hacia la izquierda, se abre el contenedor de información, en el que, entre otras cosas, se pueden configurar los campos de estado.

La búsqueda rápida también se encuentra en la barra lateral. Se puede acceder desde cualquier lugar con un gesto de toque y corresponde al campo de búsqueda general en el cliente de Windows. La entrada busca los campos que se han activado en la configuración para ello . Puede elegir entre texto completo, palabras clave, anotaciones y campos adicionales. Aquí, también, solo se tiene en cuenta el archivo seleccionado. A continuación, echemos un vistazo al menú de marcadores. Allí encontramos todos los marcadores que se crearon a través del cliente de Windows o se guardaron allí como historial. Al tocar el marcador deseado, la búsqueda se realiza automáticamente. El uso de marcadores es especialmente interesante cuando se utilizan con frecuencia determinadas combinaciones de búsqueda. Se pueden guardar en el cliente de Windows y luego llamar aquí en el cliente móvil con un solo clic.

En este ejemplo, hemos mostrado todos los documentos que tienen más de 5 días, aún no se han verificado, pero tampoco son inválidos. Si queremos acotar aún más los resultados, a partir de la versión 3.6.2. la búsqueda consecutiva está disponible. Esto filtra una búsqueda de marcadores ya realizada por parámetros adicionales que podemos definir como queramos. Para hacer esto, primero seleccionamos un documento en la lista de aciertos cuyo estado y campos adicionales se utilizarán para acotar aún más. En este punto me gustaría recordarle una vez más que los campos adicionales y de estado que se muestran dependen del archivo o documento seleccionado. Además de las facturas anteriores que no están verificadas y son válidas, nos gustaría incluir un proveedor como condición. Ya hemos llegado al final de nuestro video usando las funciones de búsqueda de la aplicación móvil.

Como puede ver, al igual que con el cliente de Windows, hay varias formas en las que podemos encontrar información en el DMS. Gracias por mirar y su atención. ¡Hasta el próximo vídeo!.

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