#92 Cómo controlar el uso de los ordenadores

Hola, ¿qué tal? Soy José Pedro, director del Centro 
de Innovación de Despachos Profesionales, y en el   videoblog de hoy vamos a ver una herramienta 
tecnológica para controlar la productividad   de los empleados. ¿Cómo? Con el uso que hacen a 
través de los ordenadores. ¿Y qué vamos a lograr? Mejorar la productividad y la eficacia. Durante la pandemia, la gran mayoría de los despachos profesionales hemos tenido que tener a los 
trabajadores trabajando desde sus casas, teletrabajando, y quizás te hayas preguntado en muchas 
ocasiones si realmente estaban trabajando o si   estaban mirando cosas por internet que no tenían 
nada que ver con el trabajo, si estaban leyendo   el periódico, si estaban chateando.

Al final,
estabas preocupado por la productividad, y quizás   hoy todavía tengas a muchos trabajadores en ese 
formato. Os quiero hablar de una herramienta   tecnológica que se llama ActivTrak que nos 
va a ayudar a medir la productividad, nos va a ayudar a saber exactamente qué están haciendo los 
trabajadores con ese ordenador: si están trabajando   con una herramienta de Office, si están trabajando 
con el ERP, si están mandando correos electrónicos… Lo primero que hay que decir es que este tipo de
herramientas, como empresa, como despacho, sí las podemos instalar en esos ordenadores que son de la 
empresa. Es importante que en el anexo al contrato   de trabajo pongáis una cláusula donde se informa
al trabajador del uso de este tipo de herramientas. Hay que ser transparentes, el trabajador tiene que 
ser consciente de que existe una monitorización   de ese ordenador. En segundo lugar, lo que hay que 
hacer es configurar esta herramienta. Yo la llevo   utilizando desde hace tres años, y la verdad 
es que te da una información y un análisis   muy completo.

En primer lugar, como estáis viendo
en pantalla, te va a hacer pantallazos continuos, cada 2, 5, 10 minutos, cuando vosotros
lo configuréis. En el caso de que el   trabajador trabaje con dos pantallas, nos va a hacer 
una fotografía de ambas pantallas, y vamos a tener   un registro de todo lo que ha ido pasando a lo 
largo del día, y vas a tener el histórico para   verlo cuando realmente consideres.

En segundo lugar,
nos va a dar una información del tiempo que ha empleado el empleado en el uso de ese ordenador 
diferenciado por categorías: cuánto tiempo ha   dedicado a emails, diferenciado por si utilizan Gmail 
o utilizas herramientas de comunicación como   Slack o como Teams; nos va a decir también el 
tiempo que ha dedicado a herramientas de Office, como por ejemplo word, excel; herramientas como 
pdf; tiempo que ha estado en ciertas páginas web, como pueden ser herramientas que tengáis en 
el despacho de jurisprudencia; cuánto tiempo   ha dedicado a herramientas de ERP o similares, de 
productividad, de producción como ya hemos visto   en otros vídeoblogs.

Por tanto, te va a diferenciar 
el tiempo empleado por cada una de las categorías. Pero es que incluso dentro de la categoría,
te va a dar un análisis de cada una de estas   herramientas que están dentro de esta categoría.
Incluso hasta dentro de una categoría o subcategoría,   cuándo se ha empleado esa herramienta 
por horas. Así podríamos saber a qué horas se   utilizan ciertas herramientas. También nos va a 
dar el uso de una herramienta de una categoría o   subcategoría desglosado por empleado. O incluso 
podríamos saber, de un empleado, cuál ha sido su   actividad durante el día: a qué hora ha encendido 
el ordenador, a qué hora lo ha apagado, a qué hora   no estaba trabajando porque se ha ido a comer, porque 
se ha ido a tomar un café.

Esto, hasta cierto punto, podría   servir como control de fichaje, incluso tener un 
control exhaustivo de cuál es la actividad real   de la herramienta. Una de las cosas también 
muy interesante de esta herramienta es que   nos va a permitir crear alertas. Si realmente, me
lo invento, entra en una página web que fuese un   periódico, te saldría una alerta al mismo tiempo,
en tiempo real, para decirte que tal persona está   en cierta página web, incluso hasta el tiempo que 
lleva en esa página web. La configuración de   alertas la verdad es que es muy interesante.
Pues bien, tiene muchísimas más funcionalidades. Te invito a que utilices este tipo de herramientas.
Es verdad que en el despacho profesional ya empezamos a tener diferentes opciones para 
controlar la productividad. Uno, trabajar con   tareas, que ya lo estamos viendo a través del CRM.
Las imputaciones de horas es otra cuestión muy   importante, más hacia la rentabilidad del cliente.
Y en último lugar estarían las herramientas de   productividad del uso que hace cada empleado de 
su ordenador.

Pues bien, llega el momento Tik Tok..

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