Hola, ¿qué tal? Soy José Pedro, director del Centro
de Innovación de Despachos Profesionales, y en el videoblog de hoy vamos a ver una herramienta
tecnológica para controlar la productividad de los empleados. ¿Cómo? Con el uso que hacen a
través de los ordenadores. ¿Y qué vamos a lograr? Mejorar la productividad y la eficacia. Durante la pandemia, la gran mayoría de los despachos profesionales hemos tenido que tener a los
trabajadores trabajando desde sus casas, teletrabajando, y quizás te hayas preguntado en muchas
ocasiones si realmente estaban trabajando o si estaban mirando cosas por internet que no tenían
nada que ver con el trabajo, si estaban leyendo el periódico, si estaban chateando.
Al final,
estabas preocupado por la productividad, y quizás hoy todavía tengas a muchos trabajadores en ese
formato. Os quiero hablar de una herramienta tecnológica que se llama ActivTrak que nos
va a ayudar a medir la productividad, nos va a ayudar a saber exactamente qué están haciendo los
trabajadores con ese ordenador: si están trabajando con una herramienta de Office, si están trabajando
con el ERP, si están mandando correos electrónicos… Lo primero que hay que decir es que este tipo de
herramientas, como empresa, como despacho, sí las podemos instalar en esos ordenadores que son de la
empresa. Es importante que en el anexo al contrato de trabajo pongáis una cláusula donde se informa
al trabajador del uso de este tipo de herramientas. Hay que ser transparentes, el trabajador tiene que
ser consciente de que existe una monitorización de ese ordenador. En segundo lugar, lo que hay que
hacer es configurar esta herramienta. Yo la llevo utilizando desde hace tres años, y la verdad
es que te da una información y un análisis muy completo.
En primer lugar, como estáis viendo
en pantalla, te va a hacer pantallazos continuos, cada 2, 5, 10 minutos, cuando vosotros
lo configuréis. En el caso de que el trabajador trabaje con dos pantallas, nos va a hacer
una fotografía de ambas pantallas, y vamos a tener un registro de todo lo que ha ido pasando a lo
largo del día, y vas a tener el histórico para verlo cuando realmente consideres.
En segundo lugar,
nos va a dar una información del tiempo que ha empleado el empleado en el uso de ese ordenador
diferenciado por categorías: cuánto tiempo ha dedicado a emails, diferenciado por si utilizan Gmail
o utilizas herramientas de comunicación como Slack o como Teams; nos va a decir también el
tiempo que ha dedicado a herramientas de Office, como por ejemplo word, excel; herramientas como
pdf; tiempo que ha estado en ciertas páginas web, como pueden ser herramientas que tengáis en
el despacho de jurisprudencia; cuánto tiempo ha dedicado a herramientas de ERP o similares, de
productividad, de producción como ya hemos visto en otros vídeoblogs.
Por tanto, te va a diferenciar
el tiempo empleado por cada una de las categorías. Pero es que incluso dentro de la categoría,
te va a dar un análisis de cada una de estas herramientas que están dentro de esta categoría.
Incluso hasta dentro de una categoría o subcategoría, cuándo se ha empleado esa herramienta
por horas. Así podríamos saber a qué horas se utilizan ciertas herramientas. También nos va a
dar el uso de una herramienta de una categoría o subcategoría desglosado por empleado. O incluso
podríamos saber, de un empleado, cuál ha sido su actividad durante el día: a qué hora ha encendido
el ordenador, a qué hora lo ha apagado, a qué hora no estaba trabajando porque se ha ido a comer, porque
se ha ido a tomar un café.
Esto, hasta cierto punto, podría servir como control de fichaje, incluso tener un
control exhaustivo de cuál es la actividad real de la herramienta. Una de las cosas también
muy interesante de esta herramienta es que nos va a permitir crear alertas. Si realmente, me
lo invento, entra en una página web que fuese un periódico, te saldría una alerta al mismo tiempo,
en tiempo real, para decirte que tal persona está en cierta página web, incluso hasta el tiempo que
lleva en esa página web. La configuración de alertas la verdad es que es muy interesante.
Pues bien, tiene muchísimas más funcionalidades. Te invito a que utilices este tipo de herramientas.
Es verdad que en el despacho profesional ya empezamos a tener diferentes opciones para
controlar la productividad. Uno, trabajar con tareas, que ya lo estamos viendo a través del CRM.
Las imputaciones de horas es otra cuestión muy importante, más hacia la rentabilidad del cliente.
Y en último lugar estarían las herramientas de productividad del uso que hace cada empleado de
su ordenador.
Pues bien, llega el momento Tik Tok..